• Autorización: significa el consentimiento previo, expreso, e informado otorgado por el Titular de los Datos Personales a COCH 2, para que la Compañía lleve a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
  

• Base de Datos: se refiere a un conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
  

• Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  

• Dato Público: significa aquel dato que no es semiprivado, privado, ni sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar ubicados y obtenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  

• Dato Sensible: significa aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. 
  

• Encargado del Tratamiento: Significa aquella persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  

• Política de Tratamiento de Datos Personales: Se refiere al presente documento.
  

• Responsable del Tratamiento: Corresponde a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales. En este caso, se trata de COCH 2.
  

• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
  

• Tratamiento o Tratar: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, así como también su Transferencia y/o Transmisión a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.
  

• Transferencia: Proceso en el que el Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información de los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  

• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación a un tercero de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado en nombre y por cuenta del Responsable, para cumplir con las finalidades de este último.
  

• SIC: es la Superintendencia de Industria y Comercio, Autoridad Colombiana de Protección de Datos Personales.

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• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos Personales: El Tratamiento de Datos Personales debe sujetarse a lo establecido en la normativa colombiana vigente en materia de Protección de Datos Personales.
  

• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
  

• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  

• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  

• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  

• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento que realice COCH 2 se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012 y aquellas que la complementen o modifiquen.
  

• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por COCH 2, o quien actúe como Encargado del Tratamiento de la Compañía, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  

• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de pública están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

• Contactar a los Titulares para el envío de información referida a la relación contractual y obligacional a que haya lugar.
• Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares en una o varias bases de datos, en el formato que COCH 2 estime más conveniente. 
• Recolectar información para fines de investigación comercial y de mercadeo.
• Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), respecto de los bienes y servicios de COCH 2 o empresas vinculadas y los aliados comerciales de COCH 2.
• Transferir y/o Transmitir Datos Personales dentro y fuera del país a las compañías matrices, filiales o subsidiarias de COCH 2, aliadas comerciales o cualquier tercero en virtud de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera, para tratar los datos de conformidad con la autorización dada por el Titular.
• Realizar todas las gestiones de orden contable, administrativo, contable, logístico y comercial.
• Remitir comunicaciones relacionadas con los productos y servicios ofrecidos por COCH 2, en particular información de mercadeo y promocional.
• Mantener actualizados los datos y la información relevante de los Titulares que consta en las bases de datos de COCH 2.
• Desarrollar de estrategias para fidelización de los Titulares con los productos y servicios ofrecidos por la Compañía.
• Almacenar los Datos Personales recolectados, con el fin de llevar un registro histórico de las necesidades y preferencias de los clientes, crear segmentación de mercados y realizar prospecciones comerciales.
• Desarrollar actividades de marketing, publicidad y todas aquellas que vayan acorde a su objeto social y en concordancia con la Autorización del Titular. 
• Recolectar datos por medio de encuestas de satisfacción y opinión a los clientes con el fin de mejorar la calidad del servicio y para generar un histórico de preferencias de consumo de los clientes.
• Presentar reportes a las Autoridades de inspección, vigilancia y control y dar respuesta oportuna a los requerimientos realizados por las diferentes autoridades administrativas o judiciales. 
• Permitir el ejercicio de los derechos de los Titulares de manera eficiente y de conformidad con los procedimientos establecidos en la Ley 1581 de 2012.
• Supervisar y hacer seguimiento a la correcta y debida ejecución de la relación contractual.
• Gestión de facturación y de las operaciones encaminadas para su efectividad.
• Verificar el cumplimiento de requisitos jurídicos, técnicos y financieros, fiscales y contables.
• Verificar antecedentes comerciales y reputaciones, además de eventuales riesgos de relacionamientos asociados al Lavado de Activos y Financiación del terrorismo.
• Realizar reportes y consultas de las obligaciones vigentes o en mora a las centrales de riesgo crediticio y otros operadores de información legalmente establecidos sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones crediticias del titular de la información, de sus deberes legales de contenido patrimonial, de su ubicación y contacto, de sus solicitudes de crédito, y otros atinentes a las relaciones comerciales, financieras o socioeconómicas del titular de la información.
• Consultar, en cualquier tiempo, en bases de datos manejadas por centrales de riesgo u otros operadores, toda la información relevante para conocer el desempeño como deudor del titular de la información, su capacidad de pago, la viabilidad para entablar o mantener una relación contractual o cualquier otra finalidad que se derive del conocimiento de esta información.
• Permitir el acceso a las instalaciones de COCH 2 y mantener la seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones.
• Dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos;
• Grabar y utilizar los sistemas de video vigilancia para fines de seguridad y para adelantar investigaciones.

VIII. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

• Contactar a los Titulares para el envío de información referida a la relación contractual y obligacional a que haya lugar.
• Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares en una o varias bases de datos, en el formato que COCH 2 estime más conveniente. 
• Recolectar información para fines de investigación comercial y de mercadeo.
• Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), respecto de los bienes y servicios de COCH 2 o empresas vinculadas y los aliados comerciales de COCH 2.
• Transferir y/o Transmitir Datos Personales dentro y fuera del país a las compañías matrices, filiales o subsidiarias de COCH 2, aliadas comerciales o cualquier tercero en virtud de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera, para tratar los datos de conformidad con la autorización dada por el Titular.
• Realizar todas las gestiones de orden contable, administrativo, contable, logístico y comercial.
• Remitir comunicaciones relacionadas con los productos y servicios ofrecidos por COCH 2, en particular información de mercadeo y promocional.
• Mantener actualizados los datos y la información relevante de los Titulares que consta en las bases de datos de COCH 2.
• Desarrollar de estrategias para fidelización de los Titulares con los productos y servicios ofrecidos por la Compañía.
• Almacenar los Datos Personales recolectados, con el fin de llevar un registro histórico de las necesidades y preferencias de los clientes, crear segmentación de mercados y realizar prospecciones comerciales.
• Desarrollar actividades de marketing, publicidad y todas aquellas que vayan acorde a su objeto social y en concordancia con la Autorización del Titular. 
• Recolectar datos por medio de encuestas de satisfacción y opinión a los clientes con el fin de mejorar la calidad del servicio y para generar un histórico de preferencias de consumo de los clientes.
• Presentar reportes a las Autoridades de inspección, vigilancia y control y dar respuesta oportuna a los requerimientos realizados por las diferentes autoridades administrativas o judiciales. 
• Permitir el ejercicio de los derechos de los Titulares de manera eficiente y de conformidad con los procedimientos establecidos en la Ley 1581 de 2012.
• Supervisar y hacer seguimiento a la correcta y debida ejecución de la relación contractual.
• Gestión de facturación y de las operaciones encaminadas para su efectividad.
• Verificar el cumplimiento de requisitos jurídicos, técnicos y financieros, fiscales y contables.
• Verificar antecedentes comerciales y reputaciones, además de eventuales riesgos de relacionamientos asociados al Lavado de Activos y Financiación del terrorismo.
• Realizar reportes y consultas de las obligaciones vigentes o en mora a las centrales de riesgo crediticio y otros operadores de información legalmente establecidos sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones crediticias del titular de la información, de sus deberes legales de contenido patrimonial, de su ubicación y contacto, de sus solicitudes de crédito, y otros atinentes a las relaciones comerciales, financieras o socioeconómicas del titular de la información.
• Consultar, en cualquier tiempo, en bases de datos manejadas por centrales de riesgo u otros operadores, toda la información relevante para conocer el desempeño como deudor del titular de la información, su capacidad de pago, la viabilidad para entablar o mantener una relación contractual o cualquier otra finalidad que se derive del conocimiento de esta información.
• Permitir el acceso a las instalaciones de COCH 2 y mantener la seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones.
• Dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos;
• Grabar y utilizar los sistemas de video vigilancia para fines de seguridad y para adelantar investigaciones.

IX. PROCEDIMIENTOS PARA QUE EL TITULAR PUEDA EJERCER SUS DERECHOS SOBRE DATOS PERSONALES

En aras de permitir a los Titulares, sus causahabientes, representantes y/o apoderados el ejercicio de los derechos a los que nos referimos en la sección anterior, COCH 2 tramitará todo tipo de consultas y reclamos mediante su área encargada y, adicionalmente, ha habilitado el correo electrónico privacy@tryotter.com para el efecto.

IX.I. CONSULTAS

Todas las consultas (solicitar prueba de la autorización, conocer de los datos que han sido recolectados y conocer el Tratamiento que se le ha dado a los mismos) que realicen las personas legitimadas para conocer los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de COCH 2, se canalizarán exclusivamente a través de los canales que COCH 2 ha dispuesto para tal efecto.  Este trámite se llevará a cabo de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y en los siguientes términos:

1. Mediante comunicación electrónica al correo arriba señalado, los Titulares, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, podrán realizar consultas sobre los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de COCH 2.
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2. La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada.
    
3. Todas las Consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

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IX.2. RECLAMOS

Con el fin de dar cumplimiento al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, COCH 2 garantiza a las personas legitimadas para conocer los Datos Personales que reposen en las bases de datos de COCH 2 el derecho a presentar reclamos (actualización, corrección y/o supresión de los Datos Personales o revocatoria de la Autorización) cuando estos consideren que la información contenida en una de las bases de datos de COCH 2 debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes. 

Los reclamos serán tramitados bajo las siguientes reglas:

1. Para la radicación y atención de la solicitud, el Titular debe presentar la siguiente información:

• Nombre completo y apellidos.
• Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
• Medios para recibir respuesta a su solicitud.
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir y/o acceder a la información). 

2. La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredita que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada.

3. El reclamo se deberá formular mediante solicitud dirigida a COCH 2, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañado de los documentos que se pretendan hacer valer.

Si el reclamo resultare incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

4. COCH 2 atenderá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

IX.3. RECLAMOS

El Titular tiene derecho, en todo momento, a solicitar la supresión, parcial o total, de sus Datos Personales, especialmente y sin limitarse a los eventos en que: 

• Considere que estos no están siendo tratados conforme los principios, deberes, y obligaciones, establecidos en esta Política y en la Ley.
• Hayan dejado de ser necesarios y útiles para la finalidad para la cual fueron recolectados. 
• Hayan superado el periodo de tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los cuales fueron recolectados.
  

Sin embargo, el derecho del Titular no es absoluto y, en consecuencia, COCH 2 podrá negar el ejercicio de este cuando:

• El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos o el Responsable tenga una obligación legal o contractual que le exija mantener el Dato Personal;
• La eliminación de los Datos Personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas;
• Los Datos Personales sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular o el Responsable;
• Cuando los datos correspondan a los soportes contables que exige la Ley, por ejemplo, los datos de transacciones realizadas. En aquellos casos COCH 2 no suprime los datos pues la finalidad para la cual los recolecta corresponde únicamente a la que la Ley indica.